Работаем с отелями по всей РоссииОформление документов в день обращения
Екатеринбург — промышленная и деловая столица Урала: командированные приезжают сюда круглый год на «Иннопром» и отраслевые выставки, на заводы Уралмаша и Уралэлектромеди, в офисы крупных добывающих и логистических компаний. И почти у каждого после поездки встаёт один и тот же вопрос: как закрыть авансовый отчёт за проживание, если чек потерялся, не пришёл на почту или отель выдал только счёт.
Разбираем, какие документы нужны бухгалтерии и что делать в нестандартных ситуациях.
Основной документ — кассовый чек гостиницы с QR-кодом. С 2019 года все отели обязаны применять онлайн-кассы, а QR-код позволяет проверить подлинность через сервис ФНС. Электронный чек имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Обязательные реквизиты чека
Дата и время формирования, наименование и ИНН гостиницы, наименование услуги, сумма. Без них бухгалтерия вправе расходы не принять.
Ситуация «потерял чек из гостиницы — что делать» знакома каждому второму командированному. Действуйте по порядку:
При онлайн-оплате чек приходит на email автоматически — загляните в «Спам» и архив писем.
Обратитесь в гостиницу в Екатеринбурге с данными о заезде — заведение обязано выдать копию с пометкой «Дубликат». Данные о расчётах отель хранит 5 лет, так что восстановить документ можно даже за давнюю поездку.
Если отель не отвечает, соберите альтернативные подтверждения: счёт, банковскую выписку, бронь. Учтите: без кассового чека бухгалтерия вправе такой пакет не принять.
Счёт по форме 3-Г — это счёт гостиницы за проживание с детализацией дней и суммы. Он дополняет чек, но не заменяет его: оплату подтверждает именно кассовый документ.
Следите, чтобы даты и суммы совпадали во всех документах: расхождение даже на день — частая причина возврата отчёта.
Если чек не выдали — требуйте его: отель обязан провести кассовую операцию. Без чека подтверждающими считаются договор и банковская выписка, но налоговая может признать расходы необоснованными. Заранее уточните в своей бухгалтерии, какие документы она примет в такой ситуации.
Полный комплект — кассовый чек с QR-кодом, счёт 3-Г, акт — подготовим в день обращения: оставьте заявку с датами и суммой, рассчитаем стоимость и подготовим бумаги с доставкой по Екатеринбургу, Свердловской области и всей России.
Оставьте заявку
