Проверьте почту
При онлайн-оплате чек приходит на email автоматически — загляните в «Спам» и архив писем.
Работаем с отелями по всей РоссииОформление документов в день обращения
Командированные едут на предприятия, конференции и деловые встречи круглый год. И почти у каждого после поездки встаёт один вопрос: как закрыть авансовый отчёт за проживание, если чек потерялся, не пришёл на почту или отель выдал только счёт. Разбираем, какие документы нужны бухгалтерии и что делать в нестандартных ситуациях.
Основной документ
Основной документ — кассовый чек гостиницы с QR-кодом. С 2019 года все отели обязаны применять онлайн-кассы, а QR-код позволяет проверить подлинность через сервис ФНС. Электронный чек имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Обязательные реквизиты чека
Без этих реквизитов бухгалтерия вправе расходы не принять.
Пошаговый план
Ситуация «потерял чек из гостиницы — что делать» знакома каждому второму командированному. Действуйте по порядку:
При онлайн-оплате чек приходит на email автоматически — загляните в «Спам» и архив писем.
Обратитесь в гостиницу в Новосибирске с данными о заезде — заведение обязано выдать копию с пометкой «Дубликат». Данные о расчётах отель хранит 5 лет, так что восстановить документ можно даже за давнюю поездку.
Если отель не отвечает — счёт, банковскую выписку, бронь. Учтите: без кассового чека бухгалтерия вправе такой пакет не принять.
Нестандартная ситуация
Если чек не выдали — требуйте его: отель обязан провести кассовую операцию. Без чека подтверждающими считаются договор и банковская выписка, но налоговая может признать расходы необоснованными.
Заранее уточните в своей бухгалтерии, какие документы она примет в такой ситуации.
Документы для бухгалтерии
Счёт по форме 3-Г — это счёт гостиницы за проживание с детализацией дней и суммы. Он дополняет чек, но не заменяет его: оплату подтверждает именно кассовый документ.
Следите, чтобы даты и суммы совпадали во всех документах: расхождение даже на день — частая причина возврата отчёта.
Полный пакет для авансового отчёта
Коротко о главном
Полный комплект — кассовый чек с QR-кодом, счёт 3-Г, акт — оформим в день обращения. Оставьте заявку с датами и суммой: рассчитаем стоимость и подготовим бумаги с доставкой по Новосибирску, Сибири и всей России.
Рассчитать стоимостьОставьте заявку