Почтовые расходы · Авансовый отчёт

Почтовые чеки для авансового отчёта: как подтвердить расходы на отправления

Деловая переписка, оригиналы договоров, документы в госорганы, сувенирная и коммерческая корреспонденция — всё проходит через почту и службы доставки. Расходы компенсируются сотруднику, но только при правильно оформленном подтверждении. Разбираем, какие документы примет бухгалтерия и что делать, если чек не сохранился.

Восстановить почтовые чеки Рассчитать стоимость

Сканы комплекта в день обращения · оплата после проверки в приложении ФНС

Подтверждение отправления

Чем подтверждается отправление

Основной документ — кассовый чек оператора почтовой связи: за приём письма, бандероли или посылки он обязан выдать чек с фискальными данными. В бухгалтерию пакет подаётся так:

  • Кассовый чек

    С датой, суммой и наименованием услуги.

  • Опись вложения

    Для ценных отправлений — фиксирует, что именно отправлено. Она же связывает расход с рабочей задачей.

  • Трек-номер

    Подтверждает доставку отправления адресату.

Проверьте чек сразу на месте: в нём должны быть дата, сумма, категория отправления и реквизиты оператора. QR-код на чеке читается приложением ФНС — это главный признак подлинного документа.

Почтовые чеки и опись вложения
План восстановления

Чек потерялся — план восстановления

01

Проверьте почту и личный кабинет

При онлайн-оплате и оформлении через сайт или приложение отправления электронный чек приходит автоматически.

02

Запросите дубликат в отделении

Обратитесь с данными об отправлении (дата, трек-номер, сумма) — оператор выдаст копию чека с пометкой «Дубликат». Данные о расчётах хранятся 5 лет.

03

Соберите комплект подтверждения

Если дубликат получить не удалось — кассовый документ, опись вложения и справка об отправлении. Каждый документ проверяется в приложении ФНС до передачи вам.

Отправка оригиналов документов курьером
Комплект для бухгалтерии

Полный пакет по почтовым расходам

  • Кассовый чек за отправление
  • Опись вложения
  • Акт на услуги (при необходимости)
  • Подтверждение отправления с трек-номером

Правило то же, что и для всех командировочных документов: даты и суммы во всех бумагах должны совпадать до копейки, а характер отправления — соответствовать рабочим задачам из приказа.

Как мы помогаем

Готовим комплект по почтовым расходам под требования вашей бухгалтерии

Чеки за отправления, описи, акты и подтверждения. Порядок без предоплаты: сначала вы получаете сканы в день обращения и проверяете QR-коды в приложении ФНС, показываете комплект бухгалтерии — и только потом оплачиваете. Оригиналы уходят СДЭКом с трек-номером в любой город России.

Стоимость — от 2% от суммы

Рассчитать стоимость

  • Сканы в день обращения

  • Проверка QR-кодов до оплаты

  • Доставка оригиналов СДЭКом

  • Работаем по всей России

Памятка

Запомнить

Чек без фискальных данных бухгалтерия вправе не принять.

Опись вложения — обязательный спутник ценных отправлений.

Трек-номер сохраняйте: он доказывает доставку.

Дубликат чека хранится 5 лет — восстановить можно даже за давнюю отправку.

Чеки об отправлениях не сохранились?

Оставьте заявку с датами и суммами — в тот же день пришлём сканы комплекта для проверки, оригиналы доставим по всей России.

Оставить заявку Рассчитать стоимость

Оплата только после проверки комплекта в приложении ФНС

Рассчитать стоимость
Сделано наVerstka.ai