Работаем с отелями по всей РоссииОформление документов в день обращения
Командировка в Петербург — это дорогие отели в центре и вокзалы, куда съезжаются командированные со всей страны. И одна из самых частых проблем после поездки — документы за проживание: чек не пришёл на почту, гостиница выдала бланк без QR-кода или бумаги потерялись. Разбираем, какие документы нужны для авансового отчёта, что делать при потере и как закрыть отчёт быстро.
С 1 июля 2019 года все гостиницы России обязаны работать с онлайн-кассами. После оплаты номера вы получаете электронный кассовый чек — он приходит на почту или телефон, а при оплате наличными распечатывается на ресепшене.
Точная фиксация момента оплаты проживания — обязательный реквизит кассового чека.
Наименование организации-гостиницы и её идентификационный номер налогоплательщика.
Итоговая сумма должна совпадать с данными в авансовом отчёте до копейки.
Налоговая проверяет подлинность документа через сервис ФНС в режиме реального времени.
Электронный чек печатать не обязательно, но сохраните файл в PDF и сделайте копию в облаке — почтовые ящики иногда чистятся, а восстанавливать документы потом дольше.
Такие ситуации встречаются часто — и почти всегда решаемы. Действуйте по алгоритму.
Свяжитесь с администрацией отеля — по закону они обязаны выдать дубликат. Работающая с онлайн-кассой гостиница повторно отправит чек на email или выдаст бумажную копию с печатью и подписью. Для отчёта подойдёт копия, если в ней есть все обязательные реквизиты: сумма, дата, наименование, ИНН.
Если гостиница не пробила чек, обратитесь к ней и потребуйте устранить нарушение — провести кассовую операцию за фактически оказанную услугу. Чеки «задним числом» закон о применении онлайн-касс не предусматривает, поэтому важно именно проведение операции.
Если чек получить не удалось, в ход идут договор аренды номера, акт оказанных услуг и платёжное поручение — но налоговая может признать такие расходы необоснованными без кассового подтверждения.
При оплате безналом чек останется на почте. При наличной оплате попросите в гостинице дубликат с пометкой «Дубликат» и укажите в авансовом отчёте, что оригинал утрачен.
Чтобы бухгалтерия приняла документы без вопросов, соберите следующий комплект.
Счёт по форме 3-Г — это документ гостиницы, детализирующий дни проживания и сумму. Он идёт дополнением к чеку, но не заменяет его: оплату подтверждает именно кассовый чек с QR-кодом.
Главное правило: налоговая проверяет чеки через QR-код в реальном времени. Документ, за которым не стоит реальная кассовая операция, проверку не пройдёт и создаст проблемы и сотруднику, и компании.
Если отчитаться нужно «вчера», а документа нет:
Чек за проживание месяц или год назад восстановить можно только через гостиницу: данные кассовой ленты отель хранит 5 лет. Направьте администрации письменный запрос на выдачу копии.
Полный комплект для авансового отчёта — кассовый чек с QR-кодом, счёт 3-Г, акт — можно оформить в день обращения. Оставьте заявку с городом, датами и суммой: рассчитаем стоимость и подготовим бумаги под ваш отчёт, с доставкой по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.
Оставьте заявку
