Работаем с отелями по всей РоссииОформление документов в день обращения
Уфа — деловая столица Башкортостана: командированные приезжают круглый год на «УМПО» и «Башнефть», на форумы и в офисы республиканских компаний. Разбираем, какие документы нужны бухгалтерии и что делать, если чек потерялся.
Оформление в день обращения · Доставка по Уфе, Башкортостану и всей России
Основной документ — кассовый чек гостиницы с QR-кодом. С 2019 года все отели обязаны применять онлайн-кассы, а QR-код позволяет проверить подлинность через сервис ФНС. Электронный чек имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Без этих реквизитов бухгалтерия вправе расходы не принять.
Ситуация «потерял чек из гостиницы — что делать» знакома каждому второму командированному. Действуйте по порядку:
При онлайн-оплате чек приходит на email автоматически — загляните в «Спам» и архив писем.
Обратитесь в гостиницу с данными о заезде — она обязана выдать копию с пометкой «Дубликат». Данные о расчётах отель хранит 5 лет, восстановить можно даже за давнюю поездку.
Если отель не отвечает — счёт, банковская выписка, бронь. Учтите: без кассового чека бухгалтерия вправе такой пакет не принять.
Счёт по форме 3-Г — это счёт гостиницы за проживание с детализацией дней и суммы. Он дополняет чек, но не заменяет его: оплату подтверждает именно кассовый документ.
Следите, чтобы даты и суммы совпадали во всех документах: расхождение даже на день — частая причина возврата отчёта.
Отель обязан провести кассовую операцию: онлайн-кассы обязательны для всех гостиниц с 2019 года.
Без чека подтверждающими считаются договор и банковская выписка, но налоговая может признать расходы необоснованными.
Заранее уточните у своего бухгалтера, какие документы он примет в такой ситуации — это сэкономит время на возврат отчёта.
А если документы утеряны полностью — полный комплект (кассовый чек с QR-кодом, счёт 3-Г, акт) оформим в день обращения. Оставьте заявку с датами и суммой — рассчитаем стоимость и подготовим бумаги с доставкой по Уфе, Башкортостану и всей России.
Оставьте заявку
